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Writing an Effective Job Description

 

概述

职位描述应该准确地描述和反映该职位的职责和责任. 如果写得好，它定义了这个职位存在的原因，以及“这个职位实际上是做什么的”的现实图景?”

职位描述描述了职责, 但也为招聘奠定了基础, development 和 火车ing, 市场对工作进行外部定价，并决定其内部价值.

职位描述应该包含足够的信息来描述当前职位的主要职责和基本职能. 这些细节为职位分类提供了必要的信息, 不是人，应该是在任者中立的，而不是基于在任者的任何特定品质.

Parts of a job description

职称

职位名称描述了工作的一般性质和水平.

• 诸如分析师、助理、机械师之类的头衔表明了工作的一般性质.
• 职位头衔的其他组成部分，如高级, Specialist, 和 Lead indicate the 水平 of the work.
• 避免夸大头衔，以确保工作的性质和水平易于理解，不会造成内部不公平的感觉.
• 考虑内部和外部状态问题.
• 考虑系统中的HRIS字符限制.

Job Summary

工作摘要提供了该角色的高级概述, 水平, 职责范围由三到五句话组成，提供对角色的基本理解. A concise summary of why the job exists. 摘要不需要在句子形式中包括所有的基本职责, 它也不需要列出该角色所监督的职位名称. The idea is a brief overview.

Job duties 和 responsibilities

包括当前的职责和责任，这些职责和责任占在职人员工作时间的5%以上，并且对成功完成工作至关重要.

• 按一定的逻辑顺序安排这些工作职责和责任，例如:工作职责的执行顺序和重要性的顺序.

• Reference any areas of decision making.
• 确定直接或间接责任领域.
• 使用简明明了的语言，使用现在时和动作动词.
• 避免任何不必要的词(句子太啰嗦)
• 用通用术语代替软件、系统、表单等的专有名称.
• Describe the nature of contact, 所接触的人以及在任者与大学内外其他人互动的程度.
• 描述这个角色的管理职责类型(不需要说出职位的名称). 详细说明该职位的招聘权限, 纪律, 终止, 和 assign work, 火车, 并评估其他员工的表现.
• 其他工作职责是那些不重要但被认为是工作的一部分的工作职能. 记住，基本职能/职责是满足法律要求，包括:工作存在的理由, 有限数量的雇员可以分配基本的职责, 功能是高度专业化的，需要专业知识.
• 少于5%的工作时间应列在分配的其他工作中.
• 职位描述并不包括任职者可能被要求履行的每一项职责或责任. 请使用免责声明，例如:指定的其他职责.

Level Cutters

在起草基本职责时修改单词或短语的例子

Compensable Factors	最低水平                                                                              的最高水平
技能	解释了	指示	说服	协商
判断	在直接监督下遵循既定的日常工作	分配工作，限制员工的自由	接受yzcca88游戏登录网址工作优先级的一般指导，并给予员工充分的自由	Employee works independently
Impact of decision	Restricted to employee	Impact on the unit	Impact on the dept	Impact on the organization
危害	Hazard free environment	Exposure to minor discomfort	Exposure to injury of illness	Life threatening situations

 

 

 

Required Qualifications

职位描述的这一部分列出了所需的工作知识水平，包括教育程度, 经验, 和 KSA’s required to perform the job. 想想这个角色对个人的最低要求是什么，才能在这个角色中取得成效和成功?

Required Education

列出任职者必须具备的教育资格，以令人满意地履行职责. 说明在学位类型和专业方面的教育资格，以提供该职位所需的知识.

Required Experience

确定所需的最低全职工作年限，以及在职人员需要具备的工作经验类型. If you are counting internships, undergraduate work, 或者毕业经历，那么这一点应该具体说明.

Preferred Education 和 Experience

对教育程度和经验提出额外要求，以提高该职位的资格.

知识, skills, 和 abilities

包括胜任工作所需的知识、技能和能力. This describes information, proficiencies, 专业知识, 或表现出与完成工作基本职能相关的绩效能力. 这些应该描述候选人成功完成工作的基本职能所必须具备的条件. 在工作描述上列出不超过7-10个KSA.

例子:

• 特殊训练、执照或证书
• Analytical or interpersonal skills
• Physical or mental abilities
• Demonstrated competencies.

知识- An organized body of information, 通常具有事实性或程序性的, 如果申请了，哪一个能在工作中表现良好.

技能-通过手工、心理或口头手段对数据、事物或人的操纵. 技能是通过测试来衡量的，可以被观察到，并且是可量化的. 通常指来自培训或实践的专业知识.

能力-目前进行身体或精神活动的能力. 通常，能力是通过工作中完成的功能来体现的.

Reclassification-重新分类一个职位是一个过程，旨在审查一个职位的现有职责和责任，以确定其主要职能是否符合其当前的头衔和分类. 当一个职位的职责随着时间的推移发生了变化或显著增加时，一个新的头衔可能是合适的.

Reasons for a reclassification review

• 大多数(30%或以上)职位目前的职责和职责范围在种类和复杂性上都发生了变化，或者主管职责有所增加.
• 一个部门改组了，需要调整职位和职责.
• 分配的工作量或员工表现的变化不被视为职位重新分类的理由.

Promotions-晋升是指员工晋升到更高级别的职位, title, 和 pay grade. 科罗拉多州同工同酬法案(CEPEWA)有限定条件，认为什么是职业发展晋升.

Lateral transfers-横向调职是指在同一职系内，从一份工作调往另一份相同或类似职级的工作.

Acting 和 Interim Assignments-当雇员获委任担任超过其现时分类级别/薪酬等级的临时职位，任期预计超过三十天，但不超过六个月时，可获额外薪酬. For interim assignments, 员工必须达到他们将要履行职责的高级职位的最低要求.

临时指派的额外职责 由于同事或主管不在，员工临时(不到6个月)在本职工作之外承担额外的工作. 这些额外的职责必须是短期的，并且明显超出了雇员的主要职责范围.

不符合临时加薪条件的原因:

• 当一个员工为下属承担责任时.
• For a period less than 30 days
• 员工在哪里参与委员会工作，比如搜索委员会.
• 员工在哪里完成了属于他们当前职责范围内的项目.

Signing or Relocation Bonuses

• 签约或搬迁奖金——一次性支付给特殊或难以填补的职位候选人，以解决与候选人当前薪酬或招聘工作挑战相关的特殊和有效情况.

Position Review Request Form-由业务主管或经理提交，以审查空缺职位或新职位的发布, promotional opportunities, equity considerations, reorganizations, 标题变更和重新分类审查.

Additional Pay Request Form-用于要求临时加薪或临时任务. 在员工承担额外职责之前，由业务主管提交的补偿表格. The policy can be found 在这里.

Position Action Request (PAR) - 用于主要空缺的职位. 业务人员提交新职位的横幅工作流程, changes to a position, 和 positions needing to be posted. 也可以用来更新职位描述.

Special Recognition for Employee (SRE) - A onetime bonus payment (Sign on bonus, 教师, 或员工奖励)，由业务人员在横幅工作流中提交.

Job Change Request (JCR) - 主要用于有任职者的职位. 业务人员在对员工分类(职位组或职位类型)进行更改时提交内部横幅工作流, supervisor, 预算, FTE, 工资, temporary salary changes, or office location.